Gestion administrative & comptable
Déléguez votre gestion administrative et votre suivi comptable avec une solution souple, adaptée au rythme de votre activité.
Vous vous reconnaissez dans l’une de ces situations ?
À mesure que l’activité se développe, les tâches administratives et le suivi comptable prennent de plus en plus de place. Pourtant, leur volume ne justifie pas toujours la création d’un poste dédié à temps plein.
La gestion administrative me prend trop de temps
Factures, documents, relances, paiements, notes de frais… les sujets s’accumulent et empiètent sur vos autres priorités.
Mes factures et relances manquent de suivi
Les échéances se multiplient et certaines actions sont reportées faute de temps.
Mes informations sont dispersées
Documents, données comptables et pièces justificatives sont répartis entre plusieurs outils ou interlocuteurs.
J’ai besoin de renfort, mais pas à temps plein
Votre charge nécessite un suivi régulier, sans forcément justifier la création d’un poste dédié.
Que pouvez-vous déléguer ?
Selon vos besoins, votre assistant administratif et comptable peut prendre en charge tout ou partie des tâches qui assurent le bon suivi de votre activité et facilitent les échanges avec vos interlocuteurs comptables.
Facturation
Préparation, émission et suivi des factures clients.
Relances clients
Suivi des échéances et relance des factures impayées selon le process défini.
Pré-comptabilité
Collecte, classement et préparation des pièces nécessaires à la comptabilité.
Suivi des fournisseurs
Centralisation des factures, suivi des paiements et coordination avec les fournisseurs.
Notes de frais
Collecte, contrôle administratif et suivi des notes de frais.
Mise à jour des données
Saisie ou transmission des informations nécessaires dans vos outils de gestion ou votre système comptable.
Reporting
Mise à jour de tableaux de suivi et consolidation des informations utiles au pilotage.
Suivi des échéances
Organisation et suivi des principales échéances administratives et comptables.
Concrètement, qu’est-ce que cela change pour vous ?
Déléguer votre gestion administrative et votre pré-comptabilité, c’est gagner du temps, améliorer le suivi de vos dossiers et disposer d’informations plus fiables au quotidien.
Pour vous, dirigeant
- Moins de temps consacré aux tâches administratives
- Une meilleure visibilité sur les échéances et sujets en cours
- Moins de relances et de vérifications à gérer vous-même
- Plus de temps pour piloter votre activité
Pour vos équipes
- Des process plus clairs
- Des documents mieux centralisés
- Un interlocuteur identifié pour le suivi administratif
- Des échanges plus fluides avec les clients, fournisseurs et partenaires
Pour votre entreprise
- Une gestion administrative plus régulière
- Des factures et relances mieux suivies
- Des informations plus facilement accessibles
- Une organisation plus structurée et plus fiable
Pourquoi externaliser votre gestion administrative et précomptable ?
Lorsque les besoins administratifs deviennent réguliers sans nécessiter un poste à temps plein, le temps partagé permet d’assurer leur suivi avec un niveau d’intervention adapté à l’entreprise.
Gagner du temps
Déléguez les tâches administratives récurrentes pour vous concentrer sur vos priorités.
Mieux suivre les flux
Factures, paiements, relances et documents sont suivis avec plus de régularité.
Fiabiliser l’organisation
Mettez en place des méthodes de classement, de suivi et de reporting adaptées à votre fonctionnement.
Limiter les retards et les oublis
Un suivi régulier permet d’anticiper davantage les échéances et les actions à réaliser.
Maîtriser votre budget
Bénéficiez du niveau de renfort dont vous avez besoin sans nécessairement créer un poste à temps plein.
Un accompagnement flexible, adapté à votre rythme
Le rythme et le périmètre de l’intervention sont définis en fonction du volume de tâches à prendre en charge, de vos outils et de votre organisation. Ils peuvent ensuite évoluer avec votre activité.
- Un rythme d’intervention adapté à vos besoins
- Des missions ponctuelles ou régulières
- Une intervention sur site, à distance ou en mode hybride
- Un périmètre qui peut évoluer dans le temps
- Un budget adapté au niveau d’accompagnement
Une alternative souple au recrutement
Lorsque vos besoins nécessitent un renfort régulier sans pour autant justifier la création d’un poste à temps plein, le temps partagé offre une solution intermédiaire. Vous bénéficiez des ressources dont vous avez besoin, avec un rythme et un périmètre qui peuvent évoluer avec votre activité.
| Recrutement en CDI | Office Manager à temps partagé |
|---|---|
| Processus de recrutement à mener | Profil identifié selon votre besoin |
| Poste et coûts fixes | Budget adapté au niveau d’intervention |
| Temps plein ou volume défini par le poste | Rythme d’intervention adapté au besoin |
| Périmètre fixe lié au poste | Missions évolutives dans le temps |
| Continuité à organiser en cas d’absence ou de départ | Continuité de la mission avec le collectif Pop-In |
Un accompagnement adapté à vos besoins, en 4 étapes
De la définition de votre besoin au démarrage de la mission, Pop-In vous accompagne pour mettre en place une solution adaptée à votre organisation et la faire évoluer dans le temps.
1
Nous définissons ensemble votre besoin
Nous échangeons sur les missions à déléguer, vos priorités et le rythme d’intervention souhaité afin de définir le périmètre de la mission.
2
Nous sélectionnons le profil adapté
Nous identifions au sein de notre réseau le profil dont le savoir-faire et l’expérience correspondent à vos besoins et à votre environnement.
3
Votre Pop-In prend ses marques
Votre Pop-In découvre votre organisation, vos outils et vos méthodes de travail, puis prend progressivement en charge les missions définies pour gagner en autonomie.
4
La mission évolue avec vous
Le périmètre et le rythme d’intervention peuvent être ajustés au fil du temps pour suivre l’évolution de vos besoins et de votre activité.
Pourquoi choisir Pop-In ?
Pop-In vous accompagne dans la mise en place d’un renfort opérationnel adapté à votre organisation, avec des profils sélectionnés selon vos besoins et la souplesse du temps partagé.
Des profils opérationnels et autonomes
Des professionnels sélectionnés pour leur savoir-faire, leur fiabilité et leur capacité à prendre en main les missions qui leur sont confiées.
Un profil adapté à votre organisation
Nous sélectionnons le profil selon vos outils, vos process et les tâches que vous souhaitez déléguer.
Une intégration à votre fonctionnement
Votre relais travaille au plus près de vos équipes et de vos interlocuteurs pour fluidifier le suivi administratif.
La souplesse du temps partagé
Le rythme et le périmètre de la mission peuvent évoluer dans le temps.
L’expérience du Groupe Finaxim
Pop-In s’appuie sur l’expérience du Groupe Finaxim, spécialiste du temps partagé depuis plus de 25 ans.
Et si votre besoin nécessite une expertise financière plus poussée ?
Pop-In prend en charge le suivi administratif et la pré-comptabilité du quotidien. Lorsque vos enjeux nécessitent un pilotage financier plus poussé, Pop-In peut s’appuyer sur l’écosystème du Groupe Finaxim et vous orienter vers un DAF à temps partagé.
Cas client
Nos Pop-In chez nos clients
Découvrez comment nos Pop-In interviennent auprès de leurs clients pour améliorer le suivi administratif, structurer les tâches du quotidien et faciliter la gestion des flux.
Organisme de formation
Sécuriser les processus comptables d’un organisme de formation
Ingénierie
Assurer la continuité administrative et comptable pendant une absence prolongée
Loisirs culturels et pédagogiques
Structurer et digitaliser les fonctions support d’une entreprise multisite
Questions fréquentes sur la gestion administrative et comptable à temps partagé
Quelles tâches administratives peut-on externaliser ?
Vous pouvez confier à Pop-In tout ou partie des tâches administratives récurrentes de votre entreprise :
- préparation, émission et suivi des factures clients ;
- relance des factures impayées ;
- suivi des factures fournisseurs et des paiements ;
- collecte et contrôle administratif des notes de frais ;
- mise à jour des données dans vos outils de gestion ;
- tableaux de suivi et reporting ;
- suivi des principales échéances administratives et comptables.
Le périmètre est défini avec vous selon vos besoins, et peut évoluer dans le temps.
Comment déléguer sa gestion administrative sans recruter ?
Le temps partagé permet de déléguer votre gestion administrative à un professionnel qui intervient selon un rythme adapté à votre activité, sans créer de poste à temps plein. Avec Pop-In, nous définissons d’abord ensemble les missions à déléguer, vos priorités et le rythme souhaité. Nous sélectionnons ensuite le profil adapté, qui découvre votre organisation, vos outils et vos méthodes de travail, puis prend progressivement en charge les missions définies.
Quelle différence entre gestion administrative et pré-comptabilité ?
La gestion administrative couvre le suivi courant de l’activité : facturation, relances, documents, échéances, tableaux de suivi. La pré-comptabilité prépare le travail comptable : elle consiste à collecter, classer et préparer les pièces nécessaires à la comptabilité, puis à les transmettre à vos interlocuteurs comptables. Les deux sont souvent liées, et votre Office Manager Pop-In peut prendre en charge l’une, l’autre ou les deux selon vos besoins.
Quelles tâches de pré-comptabilité peut-on externaliser ?
Vous pouvez notamment externaliser la collecte, le classement et la préparation des pièces comptables, la centralisation des factures fournisseurs, le contrôle administratif des notes de frais et la saisie ou la transmission des informations dans votre système comptable. Pop-In facilite ainsi les échanges avec vos interlocuteurs comptables. La tenue de la comptabilité et l’établissement des comptes restent du ressort de votre expert-comptable.
Peut-on externaliser la facturation et les relances clients ?
Oui. Votre Office Manager Pop-In peut préparer, émettre et suivre vos factures clients, surveiller les échéances et relancer les factures impayées selon le process que vous avez défini. Vous gardez la visibilité sur les sujets en cours, avec moins de relances et de vérifications à gérer vous-même.
Comment mieux organiser le suivi des factures et des paiements ?
Un bon suivi repose sur la régularité : centraliser les factures et les pièces justificatives, tenir à jour un tableau de suivi, repérer les échéances à venir et relancer selon un process défini. C’est ce que peut mettre en place un Office Manager Pop-In, avec des méthodes de classement, de suivi et de reporting adaptées à votre fonctionnement.
Combien coûte une gestion administrative externalisée ?
Le coût d’une gestion administrative externalisée dépend du volume d’intervention et des missions confiées : vous ne payez que le temps réellement nécessaire, sans salaire fixe ni charges liées à un poste à temps plein. À titre de repère, chez Pop-In, le TJM moyen constaté est de 372 € par mission, pour une durée moyenne de 4,8 jours par mois, toutes expertises confondues. Une estimation personnalisée vous est proposée après un premier échange sur vos besoins et le rythme souhaité.
À partir de quel volume est-il intéressant d’externaliser sa gestion administrative ?
Il n’y a pas de volume minimum imposé chez Pop-In : une intervention est possible dès une demi-journée par semaine. Externaliser devient intéressant dès que les tâches administratives demandent un suivi régulier sans justifier un poste à temps plein, par exemple lorsque des échéances ou des relances sont reportées faute de temps. Le rythme est fixé ensemble, puis ajusté si votre activité évolue.
Gestion administrative externalisée : sur site ou à distance ?
Les deux sont possibles : votre Office Manager Pop-In peut intervenir sur site, à distance ou en mode hybride, selon vos besoins, vos outils et votre organisation. Le format est défini dès le départ, puis il peut évoluer avec votre activité.
Quelle différence entre un assistant administratif externalisé et un DAF à temps partagé ?
Un assistant administratif externalisé assure l’exécution, le suivi et l’organisation du quotidien : suivi administratif et pré-comptabilité. Un DAF à temps partagé intervient sur le pilotage, l’analyse et l’expertise financière. Lorsque vos enjeux nécessitent un pilotage financier plus poussé, Pop-In peut s’appuyer sur l’écosystème du Groupe Finaxim, spécialiste du temps partagé depuis plus de 25 ans, et vous orienter vers un DAF à temps partagé.
Nos expertises complémentaires
Selon vos besoins, Pop-In peut également vous accompagner sur d’autres sujets opérationnels.
Office Management
Organisation et coordination du quotidien de votre entreprise.
Gestion RH
Suivi administratif RH et relais auprès de vos collaborateurs.
Gestion de projet
Organisation, coordination et suivi de vos projets internes ou événements.
ADV & relation client
Suivi des commandes, dossiers clients et coordination commerciale.
Besoin de mieux structurer votre gestion administrative ?
Parlez-nous des tâches que vous souhaitez déléguer et de votre organisation. Nous échangeons avec vous pour identifier l’accompagnement Pop-In adapté à vos besoins.