ADV & relation client
Fluidifiez le suivi de vos clients et de vos commandes en déléguant tout ou partie de votre gestion ADV : devis, traitement des commandes, facturation et suivi des dossiers clients… Un renfort opérationnel adapté à vos besoins et au rythme de votre activité.
Vous vous reconnaissez dans l’une de ces situations ?
Entre les demandes clients, les commandes, la facturation et la coordination avec les équipes commerciales, le suivi ADV peut rapidement mobiliser du temps et devenir difficile à absorber au quotidien.
Le suivi de vos commandes vous prend trop de temps
De la réception de la commande à la facturation, chaque dossier nécessite un suivi régulier et de nombreuses actions.
Vos commerciaux sont mobilisés par des tâches administratives
Une partie de leur temps est consacrée au suivi des dossiers, des documents ou de la facturation plutôt qu’à la relation commerciale.
Les demandes clients se multiplient
Vos équipes ont besoin d’un point de contact pour centraliser les demandes, suivre leur traitement et assurer les retours.
Votre activité connaît des pics de charge
Une période de forte activité, une saisonnalité ou une augmentation du nombre de commandes nécessite ponctuellement davantage de ressources.
Que pouvez-vous déléguer ?
Un suivi opérationnel de vos clients, de la commande à la facturation
Selon votre activité et votre organisation, Pop-In peut prendre en charge tout ou partie de votre gestion ADV et assurer la coordination entre vos clients et vos équipes internes.
Gestion des commandes
Enregistrement, traitement et suivi des commandes jusqu’à leur réalisation.
Devis & documents commerciaux
Préparation et suivi des devis, bons de commande et documents nécessaires au traitement des dossiers.
Facturation
Préparation, émission et suivi des factures clients.
Suivi des règlements
Suivi des échéances et relances clients selon les modalités définies par votre entreprise.
Suivi des dossiers clients
Mise à jour des informations, centralisation des documents et suivi des actions en cours.
Relation client
Traitement et suivi des demandes courantes liées aux commandes et aux dossiers clients.
Coordination avec les équipes
Transmission des informations entre les clients, les commerciaux et les différents services impliqués.
Reporting & outils
Mise à jour du CRM, des tableaux de suivi et des données nécessaires au pilotage de l’activité.
Concrètement, qu’est-ce que cela change pour vous ?
Déléguer votre gestion ADV permet de mieux suivre vos dossiers clients, de fluidifier les échanges entre vos équipes et de libérer du temps pour le développement commercial.
Pour vous, dirigeant
- Une meilleure visibilité sur les dossiers en cours
- Moins de sujets opérationnels à suivre directement
- Des commandes et une facturation mieux suivies
- Plus de temps pour vos priorités
Pour vos équipes commerciales
- Moins de tâches administratives
- Un interlocuteur pour assurer le suivi des dossiers
- Des informations clients mieux centralisées
- Plus de temps consacré au développement commercial
Pour vos clients
- Des demandes mieux suivies
- Des informations plus facilement accessibles
- Une meilleure continuité dans le traitement des dossiers
- Des échanges plus fluides
Pourquoi externaliser votre gestion ADV et votre relation client ?
Lorsque le traitement des commandes, la facturation et le suivi des clients nécessitent davantage de ressources, l’externalisation de votre administration des ventes (ADV) à temps partagé vous permet de renforcer vos équipes selon vos besoins, sans recruter à temps plein.
Libérer vos commerciaux
Réduisez le temps consacré aux tâches administratives et au suivi des dossiers.
Fluidifier le parcours client
Assurez une meilleure continuité entre la commande, son traitement et la facturation.
Mieux suivre votre activité
Centralisez les informations et gardez une meilleure visibilité sur les dossiers en cours.
Absorber les variations d’activité
Renforcez votre organisation lors des périodes plus chargées ou lorsque votre volume de commandes augmente.
Maîtriser votre budget
Adaptez le niveau d’accompagnement au volume réel de votre activité.
Un accompagnement flexible, adapté à votre activité
Le rythme et le périmètre de l’intervention sont définis en fonction de votre volume de commandes, de votre organisation et des missions à prendre en charge. Ils peuvent ensuite évoluer avec votre activité.
- Un rythme adapté à votre volume d’activité
- Des missions ponctuelles ou régulières
- Une intervention sur site, à distance ou en mode hybride
- Un périmètre qui peut évoluer
- Un budget adapté au niveau d’accompagnement
Une alternative souple au recrutement
Lorsque vos besoins nécessitent un renfort régulier sans pour autant justifier la création d’un poste à temps plein, le temps partagé offre une solution intermédiaire. Vous bénéficiez des ressources dont vous avez besoin, avec un rythme et un périmètre qui peuvent évoluer avec votre activité.
| Recrutement | Gestion ADV avec Pop-In |
|---|---|
| Processus de recrutement à mener | Profil identifié selon votre besoin |
| Poste et coûts fixes | Budget adapté au niveau d’intervention |
| Volume défini par le poste | Rythme adapté au volume d’activité |
| Périmètre relativement défini | Missions pouvant évoluer |
| Ressource dimensionnée dans la durée | Renfort ajustable selon l’activité |
Un accompagnement adapté à vos besoins, en 4 étapes
De la définition de votre besoin au démarrage de la mission, Pop-In vous accompagne pour mettre en place une solution adaptée à votre organisation et la faire évoluer dans le temps.
1
Nous définissons ensemble votre besoin
Nous échangeons sur les missions à déléguer, vos priorités et le rythme d’intervention souhaité afin de définir le périmètre de la mission.
2
Nous sélectionnons le profil adapté
Nous identifions au sein de notre réseau le profil dont le savoir-faire et l’expérience correspondent à vos besoins et à votre environnement.
3
Votre Pop‑In prend ses marques
Votre Pop-In découvre votre organisation, vos outils et vos méthodes de travail, puis prend progressivement en charge les missions définies pour gagner en autonomie.
4
La mission évolue avec vous
Le périmètre et le rythme d’intervention peuvent être ajustés au fil du temps pour suivre l’évolution de vos besoins et de votre activité.
Pourquoi choisir Pop‑In ?
Pop-In vous accompagne dans la mise en place d’un renfort opérationnel adapté à votre organisation, avec des profils sélectionnés selon vos besoins et la souplesse du temps partagé.
Des profils opérationnels et autonomes
Des professionnels sélectionnés pour leur savoir-faire, leur fiabilité et leur capacité à prendre en main les missions qui leur sont confiées.
Un profil adapté à votre activité
Le profil est sélectionné en fonction de vos missions, de vos outils et de votre environnement.
Une intégration au plus près de vos équipes
Votre Pop-In travaille avec vos collaborateurs et s’intègre à vos méthodes et outils de travail.
La souplesse du temps partagé
Le rythme et le périmètre de la mission peuvent évoluer avec votre activité.
L’expérience du Groupe Finaxim
Pop-In s’appuie sur l’expérience du Groupe Finaxim, spécialiste du temps partagé depuis plus de 25 ans.
Nos expertises complémentaires
Selon vos besoins, Pop-In peut également vous accompagner sur d’autres sujets opérationnels.
Office Management
Organisation et coordination du quotidien de votre entreprise.
Gestion RH
Suivi administratif RH et relais auprès de vos collaborateurs.
Gestion administrative & comptable
Facturation, relances, pré-comptabilité et suivi administratif.
Gestion de projet
Organisation, coordination et suivi opérationnel de vos projets.
Besoin de fluidifier le suivi de vos clients et de vos commandes ?
Parlez-nous de votre organisation, de votre volume d’activité et des missions que vous souhaitez déléguer. Nous échangeons avec vous pour identifier l’accompagnement Pop-In adapté à votre besoin.