Gestion RH externalisée
Simplifiez votre gestion RH au quotidien : administration du personnel, préparation de la paie, suivi des absences… Pop-In vous apporte le renfort dont vous avez besoin, sans recruter à temps plein.
Vous vous reconnaissez dans l’une de ces situations ?
À mesure que votre entreprise grandit, les sujets RH se multiplient et demandent un suivi régulier. Pourtant, leur volume ne justifie pas toujours la création d’un poste dédié à temps plein.
La gestion RH me prend trop de temps
Contrats, absences, variables de paie, dossiers salariés… les tâches s’accumulent et mobilisent une part croissante de votre quotidien.
Mes équipes grandissent
Les arrivées se multiplient et vous avez besoin de mieux organiser l’intégration et le suivi administratif de vos collaborateurs.
Notre organisation manque de structure
Certains process RH restent informels et deviennent plus difficiles à suivre à mesure que l’entreprise se développe.
J’ai besoin d’un relais RH, mais pas à temps plein
Vos besoins nécessitent un suivi régulier sans nécessairement justifier la création d’un poste dédié.
Quelles missions RH pouvez-vous déléguer avec Pop-In ?
Selon vos besoins et votre organisation, votre assistant RH peut prendre en charge tout ou partie de vos missions RH quotidiennes et assurer un suivi régulier auprès de vos collaborateurs.
Administration du personnel
Préparation et suivi des documents administratifs liés à la vie des collaborateurs.
Onboarding & offboarding
Préparation des arrivées et des départs, coordination des différentes étapes et suivi des démarches nécessaires.
Suivi des absences et congés
Centralisation et mise à jour des informations nécessaires au suivi des absences, congés et temps de travail.
Préparation des éléments de paie
Collecte, vérification et transmission des variables au prestataire ou au service en charge de la paie.
Mutuelle, prévoyance & médecine du travail
Suivi administratif des affiliations, dossiers et rendez-vous.
Formation
Suivi administratif des demandes de formation et coordination avec les différents interlocuteurs.
Suivi des dossiers salariés
Organisation, mise à jour et centralisation des informations et documents RH.
Communication & vie interne
Relais des informations RH et accompagnement dans l’organisation des temps forts de la vie de l’entreprise.
Concrètement, qu’est-ce que cela change pour vous ?
Déléguer votre gestion RH quotidienne, c’est gagner du temps, assurer un meilleur suivi des collaborateurs.
Pour vous, dirigeant
- Moins de temps consacré au suivi administratif et RH
- Une meilleure visibilité sur les sujets en cours
- Un interlocuteur identifié pour prendre le relais au quotidien
- Plus de disponibilité pour vos équipes et le développement de l’entreprise
Pour vos équipes
- Un interlocuteur clairement identifié
- Des demandes mieux suivies
- Des arrivées et des départs mieux organisés
- Une information RH plus fluide
Pour votre entreprise
- Une gestion RH mieux organisée
- Des dossiers salariés suivis plus régulièrement
- Des process plus clairs
- Une organisation qui peut évoluer avec les effectifs
Pourquoi choisir la gestion RH à temps partagé ?
Lorsque vos besoins RH deviennent réguliers sans justifier un recrutement à temps plein, le temps partagé vous permet de confier ces missions à un office manager RH expérimenté, avec un rythme d’intervention adapté à votre activité.
Gagner du temps
Déléguez la gestion RH quotidienne pour vous recentrer sur vos autres priorités.
Accompagner l’évolution de vos effectifs
Adaptez le renfort RH à mesure que votre équipe et vos besoins évoluent.
Mieux structurer le suivi RH
Centralisez les informations et mettez en place des habitudes de suivi adaptées à votre organisation.
Offrir un meilleur relais aux collaborateurs
Facilitez les échanges RH au quotidien grâce à un interlocuteur identifié pour vos collaborateurs.
Maîtriser votre budget
Bénéficiez du niveau de renfort dont vous avez besoin sans nécessairement créer un poste RH à temps plein.
Un accompagnement flexible, adapté à votre rythme
Le rythme et le périmètre de l’intervention sont définis en fonction de vos effectifs, de votre organisation et des missions à prendre en charge. Ils peuvent ensuite évoluer avec vos besoins.
- Un rythme d’intervention adapté à votre organisation
- Des missions ponctuelles ou régulières
- Une intervention sur site, à distance ou en mode hybride
- Un périmètre qui peut évoluer avec vos effectifs
- Un budget adapté au niveau d’accompagnement
Une alternative souple au recrutement
Lorsque vos besoins nécessitent un renfort régulier sans pour autant justifier la création d’un poste à temps plein, le temps partagé offre une solution intermédiaire. Vous bénéficiez des ressources dont vous avez besoin, avec un rythme et un périmètre qui peuvent évoluer avec votre activité.
| Recrutement en CDI | Office Manager à temps partagé |
|---|---|
| Processus de recrutement à mener | Profil identifié selon votre besoin |
| Poste et coûts fixes | Budget adapté au niveau d’intervention |
| Temps plein ou volume défini par le poste | Rythme d’intervention adapté au besoin |
| Périmètre fixe lié au poste | Missions évolutives dans le temps |
| Continuité à organiser en cas d’absence ou de départ | Continuité de la mission avec le collectif Pop‑In |
Un accompagnement adapté à vos besoins, en 4 étapes
De la définition de votre besoin au démarrage de la mission, Pop-In vous accompagne pour mettre en place une solution adaptée à votre organisation et la faire évoluer dans le temps.
1
Nous définissons ensemble votre besoin
Nous échangeons sur les missions à déléguer, vos priorités et le rythme d’intervention souhaité afin de définir le périmètre de la mission.
2
Nous sélectionnons le profil adapté
Nous identifions au sein de notre réseau le profil dont le savoir-faire et l’expérience correspondent à vos besoins et à votre environnement.
3
Votre Pop‑In prend ses marques
Votre Pop-In découvre votre organisation, vos outils et vos méthodes de travail, puis prend progressivement en charge les missions définies pour gagner en autonomie.
4
La mission évolue avec vous
Le périmètre et le rythme d’intervention peuvent être ajustés au fil du temps pour suivre l’évolution de vos besoins et de votre activité.
Pourquoi choisir Pop‑In ?
Pop-In vous accompagne dans la mise en place d’un renfort opérationnel adapté à votre organisation, avec des profils sélectionnés pour répondre à vos besoins et la souplesse du temps partagé.
Des profils opérationnels et autonomes
Des professionnels sélectionnés pour leur savoir-faire, leur fiabilité et leur capacité à prendre en main les missions qui leur sont confiées.
Un profil adapté à votre besoin
Nous sélectionnons le profil en fonction des missions à déléguer, de votre organisation et de votre environnement de travail.
Une intégration au plus près de vos équipes
Votre Pop-In travaille avec vos équipes, vos outils et vos méthodes pour s’intégrer à votre fonctionnement et faciliter le quotidien.
La souplesse du temps partagé
Le rythme et le périmètre de la mission peuvent évoluer pour s’adapter aux besoins de votre entreprise dans le temps.
L’expérience du Groupe Finaxim
Pop-In s’appuie sur l’expérience du Groupe Finaxim, spécialiste du temps partagé depuis plus de 25 ans.
Cas client
Nos Pop‑In chez nos clients
Loisirs culturels et pédagogiques
Structurer et digitaliser les fonctions support d’une entreprise multisite
PME en croissance
Structurer les fonctions support d’une PME en croissance
Questions fréquentes sur la gestion RH à temps partagé
Qu’est-ce que la gestion RH à temps partagé ?
La gestion RH à temps partagé consiste à confier l’administration RH courante de votre entreprise à un professionnel expérimenté qui intervient quelques heures ou quelques jours par mois, au lieu de recruter un poste à temps plein. Avec Pop-In, un Office Manager RH prend en charge l’administration du personnel, les arrivées et départs, le suivi des absences, la préparation des éléments de paie et la tenue des dossiers salariés. Le rythme et le périmètre sont définis selon vos effectifs et votre organisation, puis évoluent avec votre entreprise.
Quelles missions RH peut-on confier à Pop‑In ?
Un office manager RH peut prendre en charge tout ou partie de la gestion RH quotidienne :
- administration du personnel ;
- préparation des arrivées et des départs (onboarding et offboarding) ;
- suivi des absences, des congés et du temps de travail ;
- préparation et transmission des éléments de paie ;
- suivi des affiliations à la mutuelle, à la prévoyance et à la médecine du travail ;
- suivi administratif des formations ;
- mise à jour des dossiers salariés ;
- relais des informations RH auprès des équipes.
Le périmètre est défini avec vous selon vos besoins, et l’Office Manager Pop-In s’intègre à vos outils et à vos méthodes de travail.
Quelle différence entre un Office Manager RH et un DRH à temps partagé ?
Un Office Manager RH assure la gestion RH opérationnelle du quotidien, alors qu’un DRH à temps partagé intervient sur le pilotage et la stratégie RH. L’Office Manager Pop-In s’occupe de l’administration du personnel, des absences, des dossiers salariés et de la préparation des éléments de paie. Un directeur à temps partagé, lui, structure et pilote la fonction au niveau de la direction. Lorsque vos enjeux relèvent de la direction, Pop-In peut s’appuyer sur le Groupe Finaxim, qui accompagne les PME et ETI avec des directeurs à temps partagé depuis plus de 25 ans.
Combien coûte un(e) assistant(e) RH à temps partagé ?
Le coût d’un(e) assistant(e) RH à temps partagé dépend du volume d’intervention et des missions confiées : vous ne payez que le temps réellement nécessaire, sans salaire fixe ni charges liées à un poste à temps plein. À titre de repère, chez Pop-In, le TJM moyen constaté est de 372 € par mission, pour une durée moyenne de 4,8 jours par mois, toutes expertises confondues. Une estimation personnalisée vous est proposée après un premier échange sur vos besoins, vos effectifs et le rythme souhaité.
À partir de combien d’heures ou de jours peut-on faire appel à un(e) Office Manager ?
Il n’y a pas de volume minimum imposé chez Pop-In : une intervention est possible dès une demi-journée par semaine. Certaines entreprises démarrent avec quelques heures par mois, d’autres ont besoin d’une présence régulière de plusieurs jours par semaine. Le rythme est fixé ensemble lors de l’analyse de votre besoin, puis ajusté si votre activité évolue. Vous bénéficiez ainsi d’un renfort RH dimensionné au volume réel de votre entreprise, sans créer de poste à temps plein.
Un office manager peut-il gérer la paie ?
Un Office Manager Pop-In prépare les éléments de paie, mais n’établit pas les bulletins de salaire. Il collecte, vérifie et transmet les variables de paie à votre prestataire de paie ou au service qui la réalise, par exemple votre expert-comptable. Il centralise aussi les informations utiles au calcul (absences, congés, temps de travail) et assure le suivi administratif qui l’entoure. Cette organisation fiabilise les données transmises chaque mois et décharge le dirigeant, tout en laissant la production de la paie à un spécialiste.
L’office manager RH intervient-il dans nos locaux ou à distance ?
L’Office Manager RH de Pop-In peut intervenir dans vos locaux, à distance ou en mode hybride, selon vos besoins. La présence sur site est souvent privilégiée pour les sujets qui demandent de la proximité avec les équipes : accueil des nouveaux arrivants, relais des informations RH, échanges avec les collaborateurs. Les tâches administratives peuvent être traitées à distance. Le format est défini dès le départ, puis il peut évoluer : rien n’empêche de commencer sur site et de passer ensuite à un fonctionnement plus flexible.
Peut-on faire évoluer le rythme d’intervention ?
Oui, le rythme et le périmètre d’une mission Pop-In peuvent évoluer à tout moment pour suivre votre activité et vos effectifs. Vous pouvez augmenter le nombre de jours lors d’un pic de recrutement, l’alléger en période plus calme, ou ajouter de nouvelles missions RH au fil du temps. En cas d’absence de votre Office Manager, Pop-In organise la continuité de la mission avec son collectif. L’accompagnement reste souple, avec un préavis raisonnable et sans les contraintes d’un contrat de travail.
À partir de combien de salariés est-il pertinent d’externaliser sa gestion RH ?
Il n’existe pas de seuil fixe : externaliser sa gestion RH devient pertinent dès que les sujets RH demandent un suivi régulier sans justifier un poste à temps plein. C’est souvent le cas lorsque les embauches se multiplient, que les contrats, absences et variables de paie prennent une part croissante du temps du dirigeant, ou que certains process RH restent informels. Le temps partagé permet alors de structurer la gestion RH avec un volume d’intervention adapté à vos effectifs, puis de l’ajuster à mesure que l’entreprise grandit.
Nos expertises complémentaires
Selon vos besoins, Pop-In peut également vous accompagner sur d’autres sujets opérationnels.
Office Management
Organisation et coordination du quotidien de votre entreprise.
Gestion administrative & comptable
Facturation, relances, pré-comptabilité, gestion documentaire à jour, sans y passer vos soirées.
Gestion de projet
Organisation, coordination et suivi de vos projets internes ou événements.
ADV & relation client
Suivi des commandes, dossiers clients et coordination commerciale.
Besoin d’un relais pour votre gestion RH ?
Parlez-nous de votre organisation, de vos effectifs et des sujets RH que vous souhaitez déléguer. Nous échangeons avec vous pour identifier l’accompagnement Pop-In adapté à vos besoins.