Office Management
Déléguez l’organisation et la gestion opérationnelle de votre quotidien à un Office Manager à temps partagé : suivi des fournisseurs, coordination des prestataires, organisation des réunions et événements… Un accompagnement flexible, adapté à vos besoins et au rythme de votre activité.
Vous vous reconnaissez dans l’une de ces situations ?
À mesure que votre entreprise se développe, l’organisation du quotidien prend de plus en plus de place. Des sujets indispensables s’accumulent, sans toujours justifier la création d’un poste à temps plein.
Vous manquez de temps pour gérer le quotidien
Les sujets administratifs et organisationnels empiètent sur vos autres priorités.
Les tâches s’accumulent
Factures, fournisseurs, réunions, documents, prestataires… le suivi devient chronophage.
Vos équipes ont besoin d’un relais
Certains sujets sont répartis entre plusieurs personnes, sans interlocuteur clairement identifié pour les prendre en charge.
Vous avez besoin de renfort, mais pas à temps plein
Votre charge justifie un accompagnement régulier, sans nécessairement créer un nouveau poste.
Quelles missions pouvez-vous déléguer à votre Office Manager ?
Selon vos besoins et vos priorités, votre Office Manager peut intervenir sur tout ou partie des missions qui facilitent l’organisation et le fonctionnement de votre entreprise.
Gestion des agendas
Organisation des rendez-vous, gestion des plannings et coordination des disponibilités.
Organisation des réunions
Planification et préparation des réunions, coordination des participants et suivi des actions.
Coordination interne
Relais entre les équipes, circulation des informations et suivi des sujets du quotidien.
Gestion des fournisseurs et prestataires
Recherche et coordination des prestataires, suivi des interventions et des échanges.
Événementiel
Organisation et coordination de vos événements internes et externes.
Reporting & tableaux de bord
Collecte, mise à jour et suivi des informations utiles au pilotage de votre activité.
Gestion documentaire
Classement, organisation et suivi des documents et informations utiles à l’entreprise.
Courrier & communication quotidienne
Gestion des courriers, des demandes courantes et des échanges nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise.
Pourquoi faire appel à un Office Manager à temps partagé ?
Déléguer votre Office Management, c’est gagner du temps au quotidien, mieux coordonner votre organisation et permettre à chacun de se concentrer sur ses priorités.
Pour vous, dirigeant
- Plus de temps pour vos clients et le développement de votre entreprise
- Moins d’interruptions et de sollicitations au quotidien
- Une charge mentale allégée
- Plus de disponibilité pour piloter votre activité et prendre vos décisions
Pour vos équipes
- Un relais clairement identifié au quotidien
- Une meilleure coordination
- Des process plus fluides
- Une circulation de l’information facilitée
Pour votre entreprise
- Une organisation plus fluide et efficace
- Un meilleur suivi des sujets du quotidien
- Des besoins mieux anticipés
- Une organisation qui peut évoluer avec votre activité
Quels sont les avantages de l’Office Management à temps partagé ?
Lorsque les besoins augmentent sans nécessiter un poste à temps plein, l’Office Management à temps partagé permet de bénéficier d’un renfort adapté à son organisation, avec un rythme d’intervention qui peut évoluer avec l’activité.
Gagner du temps
Déléguez les sujets qui mobilisent votre quotidien pour vous recentrer sur vos priorités et le développement de votre entreprise.
Accompagner votre croissance
Faites évoluer le rythme et le périmètre de l’intervention à mesure que votre activité et votre organisation se développent.
Mieux structurer votre organisation
Améliorez le suivi et la coordination des sujets du quotidien grâce à des méthodes et des process adaptés à votre fonctionnement.
Maîtriser votre budget
Bénéficiez du niveau de renfort dont vous avez besoin sans nécessairement créer un poste à temps plein.
Bénéficier rapidement d’un renfort opérationnel
Appuyez-vous sur un profil capable de prendre en main les missions définies et de s’intégrer progressivement à votre fonctionnement.
Un accompagnement flexible, adapté à votre rythme
Le rythme et le périmètre de l’intervention sont définis en fonction de vos besoins et de votre organisation. Ils peuvent ensuite évoluer avec votre activité, de manière ponctuelle ou dans la durée.
- Un rythme d’intervention adapté à vos besoins
- Des missions ponctuelles ou régulières
- Une intervention sur site, à distance ou en mode hybride
- Un périmètre de mission qui peut évoluer
- Un budget adapté au niveau d’accompagnement
Une alternative souple au recrutement
Lorsque vos besoins nécessitent un renfort régulier sans pour autant justifier la création d’un poste à temps plein, le temps partagé offre une solution intermédiaire. Vous bénéficiez des ressources dont vous avez besoin, avec un rythme et un périmètre qui peuvent évoluer avec votre activité.
| Recrutement en CDI | Office Manager à temps partagé |
|---|---|
| Processus de recrutement à mener | Profil identifié selon votre besoin |
| Poste et coûts fixes | Budget adapté au niveau d’intervention |
| Temps plein ou volume défini par le poste | Rythme d’intervention adapté au besoin |
| Périmètre fixe lié au poste | Missions évolutives dans le temps |
| Continuité à organiser en cas d’absence ou de départ | Continuité de la mission avec le collectif Pop-In |
Un accompagnement adapté à vos besoins, en 4 étapes
De la définition de votre besoin au démarrage de la mission, Pop-In vous accompagne pour mettre en place une solution adaptée à votre organisation et la faire évoluer dans le temps.
1
Nous définissons ensemble votre besoin
Nous échangeons sur les missions à déléguer, vos priorités et le rythme d’intervention souhaité afin de définir le périmètre de la mission.
2
Nous sélectionnons le profil adapté
Nous identifions au sein de notre réseau le profil dont le savoir-faire et l’expérience correspondent à vos besoins et à votre environnement.
3
Votre Pop‑In prend ses marques
Votre Pop-In découvre votre organisation, vos outils et vos méthodes de travail, puis prend progressivement en charge les missions définies pour gagner en autonomie.
4
La mission évolue avec vous
Le périmètre et le rythme d’intervention peuvent être ajustés au fil du temps pour suivre l’évolution de vos besoins et de votre activité.
Pourquoi choisir Pop‑In ?
Pop-In vous accompagne dans la mise en place d’un renfort opérationnel adapté à votre organisation, avec des profils sélectionnés pour répondre à vos besoins et la souplesse du temps partagé.
Des profils opérationnels et autonomes
Des professionnels sélectionnés pour leur savoir-faire, leur fiabilité et leur capacité à prendre en main les missions qui leur sont confiées.
Un profil adapté à votre besoin
Nous sélectionnons le profil en fonction des missions à déléguer, de votre organisation et de votre environnement de travail.
Une intégration au plus près de vos équipes
Votre Pop-In travaille avec vos équipes, vos outils et vos méthodes pour s’intégrer à votre fonctionnement et faciliter le quotidien.
La souplesse du temps partagé
Le rythme et le périmètre de la mission peuvent évoluer pour s’adapter aux besoins de votre entreprise dans le temps.
L’expérience du Groupe Finaxim
Pop-In s’appuie sur l’expérience du Groupe Finaxim, spécialiste du temps partagé depuis plus de 25 ans.
Nos expertises complémentaires
Selon vos besoins, Pop-In peut également vous accompagner sur d’autres sujets opérationnels.
Gestion RH
Suivi administratif RH et relais auprès de vos collaborateurs.
Gestion administrative & comptable
Facturation, relances, pré-comptabilité et suivi administratif.
Gestion de projet
Organisation, coordination et suivi opérationnel de vos projets.
ADV & relation client
Suivi des commandes, dossiers clients et coordination avec les équipes commerciales.
Et si vous déléguiez ce qui vous prend du temps ?
Parlez-nous des missions que vous souhaitez déléguer et de votre organisation. Nous échangeons sur votre besoin pour identifier l’accompagnement Pop-In le plus adapté à votre quotidien et à votre rythme.